Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) edellyttää, että tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Kangasalan kaupungin asiarekisteri

Kangasalan kaupungin asiarekisteri sisältää tiedot vireille tulleista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista sekä asioiden ja asiakirjojen metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy kaupungin asianhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin ja paperiaineistoihin.

Tietopalvelu ja tietopyynnöt

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 9 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Salassa pidettävistä asiakirjoista tai niiden sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos laissa niin erikseen säädetään. Jos vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, asiakirjan julkisesta osasta on annettava tieto, jos vain mahdollista, siten, että asiakirjan salassa pidettävä osa ei tule tietoon.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta kyseisen asiakirjan löytäminen sujuisi mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti. Viranomaisen on avustettava tiedon pyytäjää yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus tai muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot, esim. asianosaisuus.

Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä, eli henkilöllä, jonka tietoja käsitellään, on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti oikeus tietää, mitä tietoja hänestä käsitellään ja pyytää itseään koskevat tiedot. Ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseksi löytyvät Kangasalan kaupungin verkkosivuilta Tietosuoja -osiosta: Rekisteröidyn oikeudet.

Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi

Kangasalan kaupungin asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään Kangasalan viralliseen asiointisähköpostiin kirjaamo@kangasala.fi, josta ne välitetään tarvittaessa eteenpäin palvelukeskukseen, jonka hallussa asiakirjat ovat.

Henkilötietoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään sähköisellä tietopyyntölomakkeella.

Kangasalan kaupungin tietovarannot

Tietovaranto tarkoittaa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Kangasalan kaupungin tietovarannot on tässä kuvauksessa jaoteltu palvelukeskusten alaisten toimintojen mukaan.

Kangasalan kaupungin tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kaupungin verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta olennaiset kaupungin toimintaan liittyvät asiakirjat, kuten esim. luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset. Lisäksi Kangasalan kaupunki julkaisee avoimia paikkatietoaineistoja rajapintapalveluina.

Strateginen johto

Strategisen johdon tietovarannot sisältävät päätöksenteon, henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, asiakirjahallinnon ja työllistämispalveluiden yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja. Strategisen johdon keskeisten rekisterien käyttötarkoituksia ovat mm. asiakirjojen ja asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröiminen, palvelussuhteiden ja talouden hoitaminen, luottamustoimielinten ja luottamushenkilöiden tietojen ylläpito ja työllistämispalveluiden hoitaminen.

Sivistyskeskus

Sivistyskeskuksen tietovarannot sisältävät varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, perusopetuksen ja lukio-opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja, oppilas- ja opiskelijahuollon tietoaineistoja, kirjasto- ja vapaa-aikapalveluiden järjestämiseen ja taidekokoelman hoitamiseen liittyviä tietoaineistoja. Sivistyskeskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja asiakassuhteiden hoitaminen.

 

Tekninen keskus

Teknisen keskuksen tietovarannot sisältävät rakennus- ja ympäristölupaviranomaisten toiminnan yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja, asumisen, kaavoituksen, kiinteistöjen ja infrastuktuurin suunnittelun, huollon, ylläpidon ja kunnossapidon tietoaineistoja, kartta- ja paikkatiedon tietoaineistoja ja pysäköinninvalvonnan tietoaineistoja. Teknisen keskuksen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja ajantasaisen tiedon ylläpitäminen.

Lähteet

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta