Tiedote huoltajille eVakan käyttöönotosta

Varhaiskasvatuksen asiakasjärjestelmä vaihtuu 2.5.2024

Kangasalan kaupunki on ottamassa käyttöön varhaiskasvatuksessa eVaka-järjestelmän toukokuun 2.päivänä. eVaka korvaa tällä hetkellä käytössä olevat Päikky- sekä Effica-järjestelmät. Lasten tulo – ja lähtötilanteissa tagien käyttö loppuu 2.5. alkaen. eVakassa henkilökunta kirjaa lapset saapuneeksi ja lähteneeksi. Palauta tagit päiväkodille.

Torstaista 2.5.24 alkaen huoltajat asioivat eVaka-järjestelmässä. Varhaiskasvatuksen läsnäoloaikojen varaus, viestintä, pedagoginen dokumentointi ja suunnittelu sekä esim. lomakyselyt ovat jatkossa eVakassa, joten on ensisijaisen tärkeää ottaa eVaka käyttöön heti toukokuun alussa.

Toivomme, että huoltajat ilmoittaisivat 26.4.2024 mennessä Päikky-järjestelmässä 6–19.5. (viikkojen 19 ja 20) lapsen varhaiskasvatuksen läsnäoloajat. Näin pystymme takaamaan myös tässä muutostilanteessa lapselle mahdollisimman hyvän varhaiskasvatuspäivän. Pedagoginen toiminta, henkilöstön työvuorot ja ruokatilaukset suunnitellaan lasten läsnäoloaikojen mukaisesti.

eVakan käyttöön ottaminen varhaiskasvatuksen asiakkailla

Uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyvä viestintä ja huoltajien tiedottaminen tapahtuu 30.4.24 saakka Päikky-järjestelmän kautta. Siellä tiedotamme teille, miten voitte kirjautua uuteen järjestelmään ja miten ottaa käyttöön eVaka mobiilissa.

Mikäli 2.5. jälkeen ilmenee ongelmia kirjautumisessa eVakaan, apua voi pyytää varhaiskasvatuksen henkilöstöltä, joka tarvittaessa selvittää asiaa tuen kanssa.

Palveluntarpeet muuttuvat

eVakan käyttöönoton yhteydessä Tampereen kehyskunnissa yhdenmukaistetaan toimintamalleja. Tästä syystä palveluntarpeet ja maksujen prosenttiosuudet Kangasalan kaupungin varhaiskasvatuksessa muuttuvat yhtenäisiksi kaikissa Tampereen kehyskunnissa. 1.5.24 alkaen varhaiskasvatuksessa on valittavana 4 tuntiporrasta ja esiopetusta täydentävässä varhaiskasvatuksessa 5 tuntiporrasta.  Uudet palveluntarpeet ovat:

Tuntien laskentatavan muutos

Jatkossa kuukauden tuntikertymä lasketaan huoltajien eVakassa varaamien varhaiskasvatusaikojen sekä toteutuneiden varhaiskasvatuksen läsnäoloaikojen mukaan. Esim. Jos lapsen ennalta varattu varhaiskasvatuksen läsnäoloaika on 8–15 ja

• lapsi on paikalla 8.30–15, tästä kertyy 7 h läsnäoloa varauksen mukaisesti.
• lapsi on paikalla klo 7–15, kertyy läsnäoloa 8 h varauksen sekä yli menevän (klo 7-8) osuuden mukaisesti.
• lapsi on paikalla klo 10–14 kertyy läsnäoloa varauksen (8–15) mukaisesti 7h.

On tärkeää varata lapselle varhaiskasvatusta todellisen tulevan läsnäolon mukaan, koska henkilökunnan työvuorot suunnitellaan lasten läsnäolovarausten mukaan ja on kaikkien etu, että henkilökunta on paikalla silloin, kun lapset todellisuudessa ovat paikalla.  Myös pedagoginen toiminta suunnitellaan ja ruokatilaukset tehdään lapsen läsnäolovarausten mukaisesti.

Varhaiskasvatukseen hakeminen

Haku varhaiskasvatustoimintaan tapahtuu 2.5.24 alkaen eVakan kautta. Siirtohakemukset ja syksyn 2024 esiopetuksen/esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen haku tapahtuu eVakassa. Kunnan nettisivuille tulee lisätietoa ja ohjeita hausta 2.5.24 jälkeen. 15.-30.4.24 välisenä aikana otetaan vastaan vain kiireellisiä varhaiskasvatushakemuksia.

Miksi vaihdamme järjestelmää?

Varhaiskasvatuksessa on viime vuosina koettu suurta digitalisaation murrosta ja myös järjestelmätasolla on herätty pohtimaan, mikä järjestelmä vastaisi parhaiten tarpeitamme ja miten varhaiskasvatuksen moninaisella kentällä tulisi järjestelmien toimia. Tällä hetkellä toinen varhaiskasvatuksessa käytössä oleva järjestelmä on poistumassa kokonaan käytöstä ja lisäksi on ollut tarve kehittää ja yhdenmukaistaa prosesseja. Tampereen kehyskunnissa on selvitelty erilaisia vaihtoehtoja ja todettu, että nykyisillä järjestelmillä emme voi jatkaa. Kokonaisratkaisuna eVaka on paras tällä hetkellä tarjolla olevista järjestelmistä.

Lisätiedot

Jaana Karppanen, jaana.karppanen(at)kangasala.fi

Saila Rissanen, saila.rissanen(at)kangasala.fi